Vacancy General Affairs Officer

Sejak didirikan di tahun 2011, Indonesia AIDS Coalition mempunyai tujuan utama untuk mempromosikan tata Kelola program penanggulangan HIV dan AIDS yang lebih baik guna menciptakan lingkungan yang transparan, akuntabel, dan dimana partisipasi dari ODHA serta kelompok terdampak AIDS menjadi actor penting dalam pengambilan kebijakan program.  Dalam beberapa tahun ini, IAC telah menorehkan namanya sebagai salah satu organisasi HIV dan AIDS terdepan di Indonesia, bekerja dengan erat bersama komunitas terdampak AIDS dan organisasi masyarakat sipil serta mitra terkait lainnya, termasuk pemerintah, Kementrian Kesehatan lebih khususnya.

Dengan focus utama penguatan system komunitas dan mendorong penciptaan lingkungan yang kondusif bagi akses terhadap kesehatan melalui aktivitas advokasi dan edukasi/pelatihan, IAC didukung oleh berbagai sumber, baik lewat pendanaan maupun dalam implementasi kegiatan. Namun walaupun dengan berbagai variasi mitra yang berkolaborasi dengan IAC, IAC tetap menjaga etos kerjanya agar tetap dalam koridor nilai-nilai organisasi IAC, yang mengedepankan transparansi, akuntabilitas, serta parsipatoris.

Indonesia AIDS Coalition (IAC) adalah sebuah Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) yang dipimpin oleh dan berbasiskan Orang dengan HIV (ODHA) dan komunitas terdampak AIDS lainnya (Pekerja Seks, LGBT, Pengguna Narkotika) yang bekerja untuk isu penanggulangan HIV dan AIDS di wilayah kerja Indonesia dan berkedudukan di Jakarta. IAC bekerja khususnya untuk mempromosikan serta mengadvokasikan kebijakan publik yang berpihak pada komunitas terdampak AIDS serta hak-hak kelompok minoritas dan perempuan. Saat ini IAC membutuhkan staff “GA/General Affair Officer”.

“GA/General Affair Officer” adalah bagian dari Tim Support dalam hal ini berada dibawah supervise langsung  dari Manajer Sekretariat dan SDM.  Adapun tugas utamanya adalah memastikan seluruh proses administrasi dan kegiatan operasional kantor dapat berjalan dengan baik. Mengembangkan Kalender kerja dalam bidang kesekretariatan maupun  kalender kerja dalam kegiatan operasional kantor

• URAIAN PEKERJAAN

Staf GA (General Affair)  ini akan bertanggung jawab akan hal yang diuraikan sebagai berikut:

1. Mengagendakan surat & dokumen masuk dan keluar (melalui pos, atau email) dan mendistribusikannya kepada yang berhak menerima sesuai disposisi.
2. Mencatat dan mengadministrasikan kebutuhan peralatan dan sarana perkantoran IAC
3. Membantu Manajer Sekretariat dalam melakukan pencatatan Inventaris kantor, mencatat mutasi, status/kondisi barang, jumlah dan pemeliharaannya secara periodik (bulanan, tengah tahunan dan tahunan)
4. Melaksanakan administrasi pengarsipan mulai dari menyimpan dan memelihara seluruh file/ dokumen/surat-surat IAC.
5. Membantu Sekretariat melakukan koordinasi untuk menyiapkan kebutuhan dengan Direktur Eksekutif dalam melakukan penyusunan jadwal kegiatan  sesuai kebutuhan atau jadwal yang sudah ditetapkan.
6. Memonitor pencatatan pengaturan dan penggunaan log book penerimaan dokumen/surat/barang dan penggunaan kendaraan kantor IAC
7. Melakukan pengawasan dan pencatatan untuk pemeliharaan sarana dan prasarana (Gedung, kendaraan, asset) sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
8. Menyiapkan bahan bahan laporan kegiatan, notulensi, perjalanan dinas dan laporan lainnya, sesuai dengan fungsi tugas.
9. Membantu Manajer Sekretariat dan Teknologi Informasi memantau kegiatan pengelolaan dan tugas kesekretariatan.
10. Menyiapkan dokumen-dokumen untuk keperluan pembuatan laporan berkala Manager Sekretariat
11. Mengagendakan dan memfasilitasi seluruh kegiatan operasional kantor IAC dengan berkoordinasi dengan Manajer Sekretariat
12. Menyusun rencana kerja dan anggaran administrasi operasional kantor IAC secara bulanan
13. Menjalankan dan mengembangkan sistem tata persuratan (Keluar dan Masuk)
14. Menyusun data korespondensi mitra, stakeholder, donor yang bekerjasama dengan IAC baik nasional maupun internasional
15. Memfasilitasi kegiatan perjalanan dinas staf IAC, pertemuan-pertemuan dan kegiatan kegiatan staf IAC, Direktur Eksekutif, Badan Pengurus, Badan Pengawas baik internal maupun eksternal.
16. Melakukan pembelian barang untuk kebutuhan dan keperluan operasional kantor dan Staf IAC
17. Membuat stock barang operasional (ATK, kebutunan dapur, kamar mandi dsb) kantor IAC
18. Melakukan koordinasi dengan Office Boy, kurir dan pengemudi terkait operasional kantor IAC
19. Melakukan administrasi buku tamu untuk tamu-tamu IAC yang datang berkunjung
20. Melaksanakan tugas tugas lain yang masih berhubungan dengan lembaga IAC yang ditugaskan oleh Manajer Bidang.

 Wewenang

1. Menggunakan peralatan dan perlengkapan kantor yang dapat menunjang pekerjaan.
2. Memberikan arahan/koordinasi, penilaian, dan motivasi kepada seluruh jajaran dibawahnya demi yang berada dibawah jajarannya guna tercapainya kualitas terbaik di dalam kinerja organisasi

• KRITERIA GA (General Affair Officer)

Kriteria Umum

1. Pendidikan Minimal SMA dengan pengalaman dibidang yang sama minimal 5 tahun, atau D3/Sarjana Fresh Graduate (S1) yang berasal dari semua jurusan dan diutamakan dari Jurusan Manajemen, Administrasi dan Sekretariat.
2. Memiliki kemampuan membuat notulensi dengan baik
3. Dapat menggunakan, membaca dokumen yang berbahasa inggris
4. Memiliki keterampilan berkomunikasi yang baik.
5. Mampu bekerja bersama dan mempunyai empati dengan kelompok marginal seperti ODHA, LGBT, pekerja seks dan pengguna narkoba
6. Dapat mengoperasikan computer Microsoft Office (MS. Word, Ms. Excel, Powerpoint, dll) dan Internet.
7. Memiliki kemampuan organisasi yang baik dan mampu mengatur beban kerja harian berdasarkan prioritas
8. Proaktif dan fleksibel dan mampu bekerja dalam tim dan mampu bekerja dalam tekanan.
9. Memiliki motivasi dan komitmen kerja yang tinggi.
10. Bersedia melakukan perjalanan dalam rangka tugas-tugas operasional kantor IAC.

Kriteria Khusus

1. Memiliki pengalaman bekerja di sektor non-profit atau organisasi masyarakat sipil.
2. Memiliki pengalaman bekerja dengan kelompok marjinal, khususnya yang terdampak dengan isu HIV-AIDS atau isu kesehatan lainnya.
3. Memiliki sikap Non-Discriminative dan Non-Judgmental terhadap rekan kerja maupun kelompok yang didampingi.
4. Tidak pernah menjadi pelaku kekerasan berdasarkan gender ataupun kekerasan lainnya.

• KONTRAK KERJA

IAC membuka ruang bagi orang-orang dengan disabilitas atau berkebutuhan khusus, orang dengan HIV/AIDS, pekerja seks, mantan pengguna narkotika suntik dan LGBT (Lesbian, Gay, Bisexual, Transgender) untuk melamar.

Lama kontrak kerja yang ditawarkan kepada pihak pelamar adalah ( 3 Bulan, dengan kemungkinan diperpanjang ) dimulai dari bulan Oktober-Desember 2021. Dan Pelamar diharapkan dapat bergabung dengan Lembaga kami paling cepat tanggal 4 Oktober  2021 dan paling lambat 11 Oktober  2021.

Mohon dapat mengirimkan aplikasi lamaran, CV yang disertai foto, surat referensi beserta ekspektasi gaji ke email: recruitment@iac.or.id dengan subjet “GA Officer” sampai tanggal  2 Oktober 2021.

(Cantumkan dalam Surat Lamaran mengenai waktu kesediaan pelamar bergabung ke dalam Lembaga kami)