Vacancy Manajer Sekretariat dan SDM

Indonesia AIDS Coalition (IAC) adalah sebuah Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) yang dipimpin oleh dan berbasiskan Orang dengan HIV (ODHA) dan komunitas terdampak AIDS lainnya (Pekerja Seks, LGBT, Pengguna Narkotika) yang bekerja untuk isu penanggulangan HIV dan AIDS di wilayah kerja Indonesia dan berkedudukan di Jakarta.

IAC bekerja khususnya untuk mempromosikan serta mengadvokasikan kebijakan publik yang berpihak pada komunitas terdampak AIDS serta hak-hak kelompok minoritas dan perempuan. Saat ini IAC membutuhkan staff yang bersedia untuk bergabung dalam program “Promosi transparansi, akuntabilitas dan partisipasi masyarakat sipil dalam penanggulangan AIDS”,

Saat ini membuka kesempatan dengan kriteria sebagai berikut :

Gambaran Pekerjaan

Staf Manajer Sekretariat dan SDM bekerja dibawah arahan Direktur Eksekutif dengan memastikan implementasi yang dikelola oleh Organisasi sesuai dengan rencana program yang dimiliki oleh bidang Sekretariat dan SDM secara efektif dan efisien.

Tugas dan Tanggungjawab :

1. Bertanggung jawab kepada Direktur Eksekutif dan menjadi bagian dari manajemen team dalam memberikan masukan terkait dengan urusan kesekretariatan, sumberdaya manusia dan operasional organisasi lainnya.
2. Memberikan masukan untuk pengembangan Rencana Strategis dan Rencana Tahunan Organisasi IAC serta rencana pengembangan Sumber Daya Manusia dan Kesetariatan sesuai visi dan misi IAC.
3. Merencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi di bidang pengelolaan serta pengembangan sumber daya manusia (termasuk perekrutan dan pemilihan kebijakan/practices, disiplin, keluhan, konseling, gaji dan persyaratannya, kontrak-kontrak, pelatihan dan pengembangan) serta pengelolaan dan pengembangan kesekretariatan termasuk memelihara file kepegawaian, inventaris kantor dan memastikan operasional kantor yang lancar dan efisien sesuai dengan kebijakan dan prosedur IAC
4. Memantau kinerja karyawan serta mengatur dan menjaga catatan karyawan (absensi, gaji, penilaian kinerja/performance appraisal, promosi, dll) sesuai dengan peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan dan berlaku secara umum, serta berkontribusi pada rencana pengembangan karyawan.
5. Melakukan prosedur terminasi, termasuk mengatur wawancara keluar, dan pengumpulan semua peralatan (tools) dan dokumen terminasi.
6. Memastikan kepatuhan hukum dan peraturan termasuk pemantauan untuk perubahan dan mengimplementasikan perubahan yang diperlukan seperti aturan ketenagakerjaan, aturan kelembagaan/organisasi, Perpajakan Pasal 21/23, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, Perijinan Kantor dan lain sebagainya sesuai dengan aturan perundangan yang berlaku di Indonesia.
7. Mengidentifikasi serta mendokumentasikan dan mengevaluasi kebutuhan perlengkapan, peralatan (Inventaris kantor) dan jasa yang dibutuhkan kantor, serta melakukan pengawasan dalam pemeliharaan perlengkapan dan peralatan sesuai waktu yang ditentukan.
8. Memantau dan mengevaluasi hasil penyediaan barang dan jasa termasuk dokumen pendukungnya (termasuk penyusunan kontrak, harga penyedia layanan, fasilitas dan lainnya) sesuai aturan pengadaan barang dan jasa yang berlaku.
9. Menetapkan dan memelihara sistem yang sesuai untuk mengukur aspek penting dari pengembangan Sumber Daya Manusia dan kesekretariatan.
10. Memonitor, mengukur dan melaporkan tentang permasalahan, peluang, rencana pengembangan yang berhubungan dengan Sumber Daya Manusia dan Kesekretariatan serta pencapaiannya dalam skala waktu dan bentuk/format yang sudah disepakati.
11. Menjaga seluruh dokumentasi kepegawaian dan kesekretariatan tentang file kepegawaian, surat menyurat, asuransi, termasuk peralatan kantor dan properti, serta mengelola inventaris proyek, termasuk memastikan audit fisik rutin dilakukan dan inventaris ditandai dengan benar.
12. Memahami dan melaksanakan kebijakan dan prosedur organisasi dan membuat laporan periodik (bulanan, tiga bulanan, semesteran dan tahunan) kepada Direktur Eksekutif
13. Bertindak sebagai penghubung dengan para manajer yang lain agar memahami semua aspek-aspek penting dalam pengembangan Sumber Daya Manusia, dan untuk memastikan telah mendapatkan informasi yang tepat dan mencukupi tentang sasaran, tujuan/obyektif dan pencapaian-pencapaian dari pengembangan Sumber Daya Manusia dan Kesekretariatan.
14. Melaksanakan tugas-tugas lain yang masih berhubungan dengan bidang pekerjaannya yang ditugaskan oleh Manajemen IAC, khususnya Direktur Eksekutif.

Kualifikasi :

1. Pendidikan minimal Sarjana, jurusan Manajemen SDM/Hukum/Psikolog
2. Pengalaman minimal 5 tahun dalam mengelola SDM dan Kesekretariatan, lebih disukai bila pengalaman ini dalam organisasi nirlaba.
3. Menguasai bidang Sumber Daya Manusia dan Kesekretariatan.
4. Menguasai proses pengadaan barang dan jasa (procurement) sesuai dengan kebijakan pengadaan barang dan jasa yang lazim berlaku.
5. Memahami aturan Kelembagaan, Perpajakan dan aturan ketenagakerjaan di Indonesia meliputi: Perhitungan Perpajakan Pasal 21/23 dan Perhitungan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan dan perijinan terkait kelembagaan/organisasi non profit yang berlaku di Indonesia.
6. Mampu berkomunikasi dengan baik dan benar dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris aktif baik secara lisan maupun tertulis
7. Memiliki jiwa kepemimpinan, berpikir analitis dan strategis, memiliki integritas, dapat bekerja sama dalam team dengan bagian lain dalam organisasi.
8. Mampu mengoperasikan komputer (MS Word, Excel, Power point, dan internet) dengan baik.
9. Mampu melakukan fungsi pengawasan dalam bidang SDM dan Ke
10. Mampu bekerja bersama dan mempunyai empati dengan kelompok marginal seperti ODHA, LGBT, pekerja seks dan pengguna narkoba
11. Bersedia melakukan perjalanan dinas untuk kerja-kerja IAC baik Nasional dan Internasional.

IAC membuka ruang bagi orang-orang dengan disabilitas atau berkebutuhan khusus, orang dengan HIV dan AIDS, pekerja seks, mantan pengguna narkotika suntik dan LGBT (Lesbian, Gay, Biseksual, Transgender) untuk melamar.

Aplikasi surat lamaran berikut CV, photo, surat referensi beserta ekspektasi gaji dikirimkan ke email: recruitment@iac.or.id dengan subjet “Manajer Sekretariat dan SDM” sampai tanggal 8 Januari 2021 .