Indonesia AIDS Coalition (IAC) adalah sebuah Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) yang dipimpin oleh dan berbasiskan Orang dengan HIV (ODHA) dan komunitas terdampak AIDS lainnya (Pekerja Seks, LGBT, Pengguna Narkotika) yang bekerja untuk isu penanggulangan HIV dan AIDS di wilayah kerja Indonesia dan berkedudukan di Jakarta. IAC bekerja khususnya untuk mempromosikan serta mengadvokasikan kebijakan publik yang berpihak pada komunitas terdampak AIDS serta hak-hak kelompok minoritas dan perempuan. Saat ini IAC membutuhkan staff “Admin Officer”. “Admin Officer” adalah bagian dari Tim Support dalam hal ini berada dibawah supervise langsung dari Manajer Sekretariat dan SDM.
Adapun tugas utamanya adalah melakukan memastikan seluruh proses administrasi dan kegiatan harian Direktur berjalan dengan baik. Menjadi staf yang akan membantu seluruh kegiatan Direktur mulai dari tahap awal, TOR, agenda, itinerary, notulensi, seluruh kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan keuangan dalam hal perjalanan dinas Direktur, melakukan proses translasi dokumen Lembaga dari Inggris ke Indonesia atau sebaliknya dan seluruh kegiatan operasional Direktur khususnya dan kantor umumnya dapat berjalan dengan baik. Mengembangkan Kalender kerja dalam bidang kesekretariatan maupun kalender kerja dalam kegiatan operasional kantor.
I. URAIAN PEKERJAAN
Staf Admin Officer ini akan bertanggung jawab langsung kepada Eksekutif Direktur dengan supervisi langsung dari Manajer Kesekretariatan dan SDM.
Tanggung Jawab Kunci:
1. Memfasilitasi penyelenggaraan rapat-rapat IAC (internal dan eksternal) meliputi rapat Badan Pengawas, Badan Pengurus dan Rapat Anggota Tahunan dan Rapat Reguler Staff IAC (Tim Pelaksana)
2. Melakukan translasi document Lembaga baik dari Inggris ke Indonesia atau sebaliknya.
3. Membantu menyusun agenda kegiatan badan pengawas, direktur eksekutif serta mitra-mitra dan jaringan kerja IAC dengan berkoordinasi dengan Manager Sekretariat
4. Menyiapkan jadwal kerja kegiatan Direktur Eksekutif baik jadwal internal dan eksternal serta logistic perjalanan baik di dalam negeri maupun luar negeri.
5. Menyiapkan bahan-bahan presentasi dan bahan yang berkaitan dalam kegiatan Direktur Eksekutif dalam ruang lingkup internal dan eksternal, dalam Bahasa Indonesia maupung Inggris.
6. Menyiapkan (memfasilitasi) Direktur Eksekutif dengan menghimpun informasi untuk pelaksanaan seluruh kegiatan kantor (program, kantor, keuangan dan SDM).
7. Menyiapkan (memfasilitasi) Direktur Eksekutif dengan menghimpun informasi untuk pelaksanaan kegiatan pengadaan barang dan jasa di IAC
8. Mengatur dan mengontrol surat-surat masuk dan keluar sesuai dengan sifat dan kepentingannya dengan berkoordinasi dengan koordinator ICT dan Komuninasi
9. Menyimpan dan mengamankan dokumen yang bersifat penting dan rahasia
10. Melaksanakan administrasi pengelolaan dan kegiatan kas kecil kesekretariatan.
11. Membuat notulensi & dokumentasi dari setiap kegiatan pertemuan-pertemuan rutin IAC, Direktur Eksekutif dan atau kegiatan-kegiatan yang ditugaskan oleh Direktur
12. Mewakili dan atau mendampingi Direktur Eksekutif sesuai disposisi.
13. Melaksanakan tugas tugas lain yang masih berhubungan dengan lembaga IAC yang ditugaskan oleh Manajer Bidang dan atau Direktur Eksekutif.
Wewenang
1. Menggunakan peralatan dan perlengkapan kantor yang dapat menunjang pekerjaan.
2. Memberikan input terhadap perbaikan dan pengembangan Lembaga.
II. KRITERIA ADMIN OFFICER
Kriteria Umum
KUALIFIKASI :
1. Pendidikan minimum Diploma atau Sarjana dibidang Sekretaris atau Komunikasi/Linguistik, Sastra Inggris.
2. Berpengalaman mengelola administrasi khususnya administrasi kesekretariatan.
3. Sangat berpengalaman dalam melakukan translasi dokumen (Indonesia>English dan sebaliknya).
4. Familiar dalam pembuatan notulensi rapat.
5. Mampu berbahasa Inggris secara aktif, baik lisan dan tulisan (level Advance/Excellent).
6. Mempunyai sertifikat terkait kemampuan berbahasa Inggris akan lebih diutamakan.
7. Mampu bekerja bersama dan mempunyai empati dengan kelompok marginal seperti ODHA, LGBT, pekerja seks dan pengguna narkoba
8. Dapat mengoperasikan computer Microsoft Office (MS. Word, Ms. Excel, Powerpoint, dll) dan Internet.
9. Memiliki keterampilan berkomunikasi yang baik.
10. Memiliki kemampuan organisasi yang baik dan mampu mengatur beban kerja harian berdasarkan prioritas
11. Proaktif dan fleksibel dan mampu bekerja dalam tim dan mampu bekerja dalam tekanan.
12. Memiliki motivasi dan komitmen kerja yang tinggi.
13. Berpenampilan rapih.
14. Bersedia melakukan perjalanan dalam rangka tugas mendampingi Direktur Eksekutif baik di dalam maupun luar negeri.
15. Memiliki pengalaman dalam proses pembuatan pasport, visa, kitas, dan dokumen untuk keperluan di LN
16. Menyiapkan seluruh dokumen perjalanan Direktur (tiket, visa, akomodasi, dll)
Kriteria Khusus
1. Memiliki pengalaman bekerja di sektor non-profit atau organisasi masyarakat sipil.
2. Memiliki pengetahuan atas penulisan proposal program
3. Mengerti dan familiar dengan Project cycle Management
4. Memiliki pengalaman bekerja dengan kelompok marjinal, khususnya yang terdampak dengan isu HIV-AIDS atau isu kesehatan lainnya.
5. Memiliki sikap Non-Discriminative dan Non-Judgmental terhadap rekan kerja maupun kelompok yang didampingi.
6. Tidak pernah menjadi pelaku kekerasan berdasarkan gender ataupun kekerasan lainnya.
Aplikasi surat lamaran berikut CV, photo, surat referensi beserta ekspektasi gaji dikirimkan ke email: recruitment@iac.or.id dengan subjet Rekrutmen “AO” sampai tanggal 2 Desember 2023 pukul 23.59.
