Vacancy GA Officer

Indonesia AIDS Coalition (IAC) adalah organisasi yang berdiri sejak tahun 2011 dan berfokus pada advokasi, edukasi, dan peningkatan kesadaran tentang isu HIV-AIDS di Indonesia.  Sejak didirikan di tahun 2011, IAC mempunyai tujuan utama untuk mempromosikan tata kelola program penanggulangan HIV-AIDS yang lebih baik guna menciptakan program yang transparan, akuntabel, dan ODHIV serta kelompok terdampak dapat menjadi  aktor penting dalam pengambilan keputusan.  Saat ini, demi menunjang kerja-kerja IAC, IAC membutuhkan seorang General Affair Officer (GAO).

General Affair Officer adalah pihak yang bertugas dan bertanggung jawab untuk mengawasi dan memastikan proses bisnis/kegiatan lembaga berjalan lancar, baik dari segi kebutuhan maupun kegiatan operasional.

Tanggung Jawab Kunci: 

1. Mengawasi dan memastikan kegiatan lembaga berjalan lancar;
2. Mengawasi dan memastikan distribusi, pencatatan, dan pendokumentasian seluruh aset lembaga;
3. Membantu & melaksanakan procurement process untuk pengadaan kebutuhan kantor, secara khusus operasional kantor; dan
4. Membantu & melaksanakan procurement, distribusi, dan pencatatan stok alkes.

 Tugas-Tugas:

1. Mencatat surat/dokumen masuk dan keluar (melalui pos atau email) dan mendistribusikannya kepada yang berhak menerima sesuai disposisi.
2. Mencatat dan mengadministrasikan kebutuhan peralatan dan sarana perkantoran IAC
3. Melakukan pencatatan inventaris kantor, mencatat mutasi, status/kondisi barang, serta jumlah dan pemeliharaannya secara periodik (bulanan, tengah tahunan, dan tahunan).
4. Melaksanakan admnistrasi pengarsipan mulai dari menyimpan hingga memelihara seluruh file/ dokumen/surat-surat IAC.
5. Membantu Sekretariat dengan berkoordinasi dengan Asisten Direktur Eksekutif/Admin Officer untuk menyiapkan kebutuhan untuk penyusunan jadwal kegiatan  sesuai kebutuhan atau jadwal yang sudah ditetapkan.
6. Me-monitor pencatatan penggunaan (log book) dan penerimaan dokumen/surat/barang dan penggunaan kendaraan kantor IAC.
7. Melakukan pengawasan, pencatatan, serta pemeliharaan sarana dan prasarana (Gedung, kendaraan, dan asset) sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
8. Menyiapkan bahan-bahan laporan kegiatan dan perjalanan dinas, notulensi, serta laporan lain sesuai dengan fungsi tugas.
9. Bersama Procurement Officer melakukan komunikasi dengan vendor-vendor, menyiapkan proses pengadaan, dan melakukan pengadaan seluruh keperluan kantor dan operasional kantor.
10. Menyiapkan dokumen-dokumen untuk keperluan pembuatan laporan berkala Manajer Sekretariat.
11. Mengagendakan dan memfasilitasi seluruh kegiatan pemeliharaan operasional kantor IAC dengan berkoordinasi dengan Manajer Sekretariat.
12. Menyusun rencana kerja dan anggaran administrasi operasional kantor IAC secara bulanan.
13. Menjalankan dan mengembangkan sistem tata persuratan (keluar dan masuk).
14. Menyusun data korespondensi mitra, stakeholder, dan donor yang bekerjasama dengan IAC, baik nasional maupun internasional.
15. Memfasilitasi kegiatan perjalanan dinas staf IAC, pertemuan-pertemuan, dan kegiatan kegiatan staf IAC, Direktur Eksekutif, Badan Pengurus, dan Badan Pengawas, baik internal maupun eksternal.
16. Membuat catatan stok barang operasional (ATK, kebutuhan dapur, kamar mandi, dsb.) kantor IAC.
17. Membuat catatan stok barang-barang program IAC secara umum dan alkes secara khusus.
18. Melakukan koordinasi dengan Office Boy, kurir, dan pengemudi terkait operasional kantor IAC.
19. Melakukan administrasi buku tamu untuk tamu-tamu IAC yang datang berkunjung.
20. Melaksanakan tugas-tugas lain yang masih berhubungan dengan lembaga IAC yang ditugaskan oleh Manajer bidang.

Wewenang

1. Menggunakan peralatan dan perlengkapan kantor yang dapat menunjang pekerjaan.
2. Memberikan arahan/koordinasi, penilaian, dan motivasi kepada seluruh jajaran di bawahnya guna tercapainya kualitas terbaik dalam kinerja organisasi

Kualifikasi

1. SMA/D3/S1 atau setara  (Manajemen, administrasi, komunikasi, hukum, logistik, manajemen informatika/semua jurusan).
2. Memiliki pengalaman bekerja dengan LSM (NGO) dan pengalaman administrasi/sesuai dengan uraian tugas-tugas di atas.
3. Memiliki kemampuan Bahasa Inggris dengan baik (speaking/writing) menjadi nilai tambah.
4. Memiliki kemampuan menjalankan program Word, Excel, dan Power Point (MS Office).
5. Memiliki kesebaran dan problem solving yang baik.
6. Memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik.

Kandidat yang tertarik dan memenuhi kualifikasi di atas diharapkan untuk mengirimkan surat minat (Letter of Interest) dan CV yang mencantumkan pengalaman kerja terkait ke alamat email recruitment@iac.or.id kode ”GAO”  paling lambat 18 Agustus 2024 pukul 23.59.

IAC membuka ruang bagi orang-orang dengan disabilitas atau berkebutuhan khusus, orang dengan HIV-AIDS, pekerja seks, mantan pengguna NAPZA suntik, dan LGBT (Lesbian, Gay, Bisexual, Transgender) untuk melamar.